مقدمه

همفکري، مشارکت و ارج نهادن به کارهاي گروهي موجب مي‌شود تا امور به وجه بهتري انجام شود. اگر سازمان‌ها خواهان نيل به چنين نتيجه‌اي هستند ناگزير بايستي در پي ايجاد انگيزه و جلب مشارکت کارکنان خود برآيند و اين مهم زماني ميسر مي‌شود که باور داشته باشند انسان‌ها در فرايند کار، نه ابزار و وسيله بلکه عاملي مؤثر در تحقق اهداف سازمان هستند.امروزه نظام‌هاي مديريتي به عنوان نرم‌افزارهاي فناوري و ابزارهاي اصلي فرايند توسعه محسوب مي‌شوند. بر اين اساس نظريه‌هاي پيشرفته، منابع انساني را از عوامل زيربنائي در فرايند توسعه مي‌شناسند و هرگونه توفيق در فرايند توسعه پايدار را مشروط به توفيق در توسعه منابع انساني مي‌دانند، از اين رو اهميت و ضرورت توجه به نظام‌هاي مديريتي توسعه‌دهنده منابع انساني جايگاه ويژه‌اي خواهند يافت.يکي از نظام‌هاي مديريتي پويا و سازنده که نقش مهمي در توسعه منابع انساني و در نتيجه در فرايند توسعه کلي کشور دارد نظام مديريت مشارکتي است. اين نظام مديرتي به عنوان يک نظام مطلوب  و کارآمد هم از لحاظ نظري و هم در عمل از جايگاه مناسبي در بسياري از کشورهاي جهان برخوردار است. در واقع نظام مديريت مشارکتي، نظام همکاري فکري و علمي کارکنان يک سازمان با سطوح مختلف مديريتي آن سازمان است. در اين نظام کليه افراد سازمان درباره روش‌هاي حل مسائل و ارتقاي بهره‌وري سازمان فعالانه انديشيده، حاصل آن را در قالب طرح‌ها و پيشنهادها به سازمان ارائه مي‌کنند. بدين طريق يک نظام همفکري و هم‌انديشي براي رسيدن به اهداف سازمان به وجود مي‌آيد و مديريت سازمان از گنجينه طرح‌ها، انديشه‌ها و راه‌حل‌ها برخوردار شده و براي نيل به اهداف سازماني از آنها بهره مي‌جويد. در اين نظام براي خلاقيت‌هاي کليه اعضاي سازمان ارزش شايسته قائل شده و در تصميم‌گيري‌ها از آنها استفاده مي‌شود. وجود و جريان اين نظام نتايج و پيامدهاي مثبت و مطلوب متعددي از جمله افزايش سطح انگيزش، رضايت، بهداشت رواني و خلاقيت و نوآوري کارکنان را دربرخواهد داشت.

 نظام پذيرش و بررسي پيشنهادها

1-      تعريف نظام پيشنهادها (suggestions system)

نظام (system) ، مجموعه‌اي از اجزاء و روابط ميان آنهاست که توسط ويژگي‌هاي معين، به هم وابسته يا مرتبط مي‌شوند و اين اجزاء با محيط‌شان يک کل را تشکيل مي‌دهند.

پيشنهاد (suggest)، هر فکر و ايده نو که بتواند منجربه ايجاد يک تغيير مثبت، بهبود روش، افزايش کيفيت و توليد، کاهش هزينه‌ها و بالا بردن روحيه کارکنان و يا ... گردد پيشنهاد تلقي مي‌شود. کاربرد گسترده نظام پيشنهادها نشانگر اهميت آن در مشارکت است. در واقع تشويق به ارائه پيشنهاد توسط کارکنان به طور فردي يا گروهي و ارزيابي آنها براي بهبود شرايط و زمينه‌هاي گوناگون محيط کاري، با ارائه بازخوردهاي عادي و معنوي براي کارکنان از اساس نظام پيشنهادها مي‌باشد. مي‌توان گفت نظام پيشنهادها يک نظام مدون براي فعال کردن ذهن افراد و به کارگيري ايده‌ها و نظرات آنها براي بهبود فعاليت‌هاي سازمان مي‌باشد.

2- انواع پيشنهادها، پيشنهادها از لحاظ نوع آنها به دو گروه تقسيم مي‌شوند: الف) پيشنهادهاي غيرقابل بررسي؛ ب) پيشنهادهاي قابل بررسي

الف) پيشنهادهاي غيرقابل بررسي:  پيشنهادهايي که جزء وظايف فرد محسوب مي‌شود.-     پيشنهادهاي تکراري-     پيشنهادهايي که تنها مشکل را مطرح مي‌سازد اما راهکار لازم را ارائه نمي‌کنند.-     پيشنهادهاي ايده‌آل و دور از دسترس-     پيشنهادهايي که خارج از خط‌مشي و سياست سازمان مي‌باشند.

ب) پيشنهادهاي قابل بررسياين پيشنهاها بر اساس منافعي که براي سازمان ايجاد مي‌کنند به دو دسته زير تقسيم مي‌شوند:

ب ـ1) پيشنهادهاي کيفي: پيشنهادهايي است که نتيجة آن قابل محاسبه رياضي نمي‌باشد. از قبيل پيشنهادهاي مربوط به طرح‌هاي ايمني، خدماتي، اصلاح کار نظام و ...

ب ـ 2) پيشنهادهاي کمي: پيشنهادهايي است که نتيجه آنها (صرفه‌جوئي حاصله از اجراي طرح‌ها) قابل محاسبه مي‌باشد. از قبيل پيشنهادهاي مربوط به کاهش ضايعات، استفاده بهينه از مواد اوليه و ...در تقسيم‌بندي ديگر، پيشنهادهاي ارائه شده از طرف کارکنان را به صورت فردي يا گروهي تقسيم مي‌کنند. در يک دسته‌بندي ديگر پيشنهادها را به دو گروه کلي پيشنهادهاي محرمانه و غيرمحرمانه تقسيم مي‌کنند. در پيشنهادهاي غيرمحرمانه پيشنهاددهنده، مشخصات خود را بيان مي‌کند و در پيشنهادهاي محرمانه مايل به افشاي نام خود نيست.

3- ارزش‌هاي يک پيشنهاد

الف ـ اولين ارزش يک پيشنهاد ارزش اقتصادي حاصل از اجراي آن است. يعني همان ارزشي که در نگاه اول توجه همه مجريان را به خود جلب کرده و عموماً به اشتباه در سال‌هاي اوليه استقرار به دنبال حصول کامل آن هستند و در صورت عدم مشاهده پيامدهاي چشمگير اقتصادي دچار دلسردي و يأس شده و کار را نيمه تمام رها مي‌کنند. اين ارزش پارامتر مفيدي است و ليکن نمي‌بايست در سال‌هاي اوليه بر آن تکيه نمود و پيشنهادها را نمي‌بايستي با مقياس آن سنجيد و انبوهي از ايده‌ها را به عنوان نداشتن صرفه اقتصادي رد کرد چرا که در يک پيشنهاد ارزش‌هاي ديگري نهفته است.

ب ـ "هينگلي" مزيت کليدي مشارکت را يادگيري ذکر مي‌کند و حاصل يادگيري را براي کارکنان مفيد مي‌داند زيرا قابليت آنها را در انجام وظايف افزايش داده ارزش آنها را در سازمان ارتقاء مي‌دهد. لذا يادگيري سازماني از جمله ارزش‌ها و پيامدهاي مثبت يک پيشنهاد محسوب مي‌شود.

ج ـ "ساشکين" معتقد است مشارکت نيازهاي کاري معيني از انسان را ارضاء مي‌کند. عدم ارضاي اين نيازهاي کاري باعث آسيب رواني و فيزيکي کارکنان مي‌شود. پس ارضاي اين گونه از نيازهاي افراد از ارزش‌هاي يک پيشنهاد محسوب مي‌شود.

د ـ آقاي "يامادا" رئيس اتحاديه ها روابط انساني ژاپن معتقد است پيشنهادها خلاء ميان توانايي‌هاي کارگران و شغل آنها را پر مي‌کند. در نتيجه پيشنهادات نشانگر آن است که مهارت کارکنان بيش از آن است که کارشان طلب مي‌کند. بنابراين با دقت در اين مطالب در مي‌يابيم که يکي از ارزش‌ها و مزاياي ارائه پيشنهادها (اعم از تأييد شده يا رد شده) شناسايي توانائي افراد است يعني مديريت به قابليت‌هاي افراد پي مي‌برد و آنهايي را که از توانايي بالا برخوردار هستند شناسايي مي‌کند.

هـ ـ يکي ديگر از ارزش‌هاي نهفته در پيشنهادها، به ويژه پيشنهاد رد شده (که همگان آن را به دليل غيرقابل اجرا بودن، فاقد هرگونه ارزشي براي سازمان مي‌دانند) رفع ابهامات ذهني افراد است. به همين دليل است که توصيه مي‌شود در سال اول اجراي نظام پيشنهادها حتي بابت پيشنهادهاي رد شده نيز پاداش مناسبي به عنوان جايزه مشارکت فکري پرداخت گردد.

4- فلسفه استفاده از نظام پيشنهادها

آنچه در نظام پيشنهادها به عنوان اهداف آرماني و در حقيقت به عنوان فلسفه به کارگيري آن مطرح است افزايش توان سازمان در مقابل خواست‌هاي متغير مصرف‌کنندگان خدمات يا محصولات از طريق ارج نهادن به فضائل و توانايي‌هاي انسان و همسو کردن اهداف کارکنان با هدف‌هاي سازمان و در نهايت استفاده صحيح از تجربه، انديشه، ‌آرا و عقايد آنها در هر رده شغلي و بخش سازماني است. فلسفه اين نظام در نهايت دو گروه مديران و  کارکنان را از دو ديدگاه مي‌نگرد و با هر يک سخني جداگانه، اما مربوط به هم مي‌گويد: از يک سو خطاب به مديران مي‌گويد: بايد همواره از نشستن در برج عاج و کشيدن ديوار به دور خود و بستن درها خودداري کنيم. بلکه بايد هميشه درها را به روي افکار و عقايد تازه باز بگذاريم و از دگرگوني‌ها و نوآوري‌ها استقبال کنيم. بي ‌اعتنايي به انديشه‌هاي نو و بهره‌نگرفتن از ابداعات و شيوه‌هاي جديد، برابر است با ايستايي و درنگ، و ايستايي نيز در گذر زمان به معناي عقب ماندن و به قهقرا رفتن است. حال آن که بر عکس اين رفتار، نموداري از پيشرفت کارها و کاميابي در رسيدن به اهداف، ترقي و تعالي خواهد بود. از طرف ديگر به کارکنان و کارگران مي‌گويد: در تمام امور سازمان با ارائه افکار و عقايد تازه حتي اگر کوچک و جزئي به نظر برسند مشارکت کنيد. در اين زمينه نمي‌توان انتظار داشت که کارها هميشه قرين موفقيت باشد. اگر گاهي پيشنهاد شما به دلايلي که مهمتر از همه غير عملي بودن آن است به اجرا گذاشته نمي‌شود دلسرد نشويد. زيرا همين موضوع که شما توانسته‌ايد متوجه مشکل بشويد و براي راه حل آن هم بينديشيد حاکي از آن است که فردي کنجکاو، نکته‌بين، صاحب انديشه و بينش و ابتکار هستيد و با ادامه اين روش، بار ديگر حتماً پيشنهادي موفقيت‌آميز خواهيد داشت.

5- اهداف اجرايي نظام پيشنهادها

1-5)  افزايش سلامت، انعطاف‌پذيري، مخاطره‌پذيري و اثربخشي در مقابل خواست ذينفعان (درون‌سازماني و برون‌سازماني)

2-5) بروز خلاقيت‌ها و به فعل درآوردن استعدادهاي دروني کارکنان

 3-5) بهبود فرايندها از طريق ارائه پيشنهادها

4-5) بهبود شرايط محيطي کار

5-5) افزايش انگيزه در کارکنان

6-5) ارتقاء کمي و کيفي فعاليت‌هاي سازمان

7-5) افزايش رضايت ارباب‌رجوع (ذينفعان)

8-5) افزايش حسن تعلق سازماني

9-5) همسو نمودن اهداف فردي با اهداف سازماني

10-5) توسعه و تقويت ارتباط کارکنان و مديريت

11-5) آگاهي مديريت ارشد سازمان از توانايي‌هاي کارکنان و استفاده مطلوب از آن

12-5) بهبود تصميم‌گيري مديريت از طريق نظرات و پيشنهادهای ارائه شده

13-5) بهبود نظام گردش اطلاعات و اطلاع‌رساني

14-5) تقويت تعهد سازماني

6- جايگاه مشارکت در اسلامدر انديشه‌ والاي مکتب اسلام، مديريت نوعي رشد است. يعني انسان بايد شايستگي اداره و بهره‌برداري از کليه امکانات مادي و معنوي را که به عهده او سپرده شده است را داشته باشد. در اسلام به تفکر، نظريه و شخصيت افراد به عنوان عوامل رشددهنده توجه شده است. روح مشورت در امر تصميم‌گيري نشأت گرفته از رحمت الهي و موجب بهره‌گيري از عقل و انديشه ديگران و پالايش انديشه و ايجاد پشتيبان است و خودمحوري عامل قطع ارتباط معنوي و صميمت با کارکنان و فرودستان شده و باعث ناديده انگاشتن شخصيت آنان مي‌شود. لذا در مسائلي که به مصالح عمومي کارکنان در سازمان مربوط مي‌شود بايد با آنان مشورت نمود. در آيه 159 سوره آل‌عمران خداوند در خصوص مشورت مي‌فرمايند: "اين رحمت الهي است که تو را با مردم مهربان کرده است و اگر خشن و سنگدل مي‌بودي همه از دورت پراکنده مي‌شدند. بنابراين بر آنان ببخشاي و بر ايشان طلب آمرزش کن و در امور با ايشان مشورت کن و آن گاه که به کاري تصميم‌ گرفتي توکل بر خدا کن."همچنين در سوره شوري نيز به موضوع مشورت اشاره شده است. "مؤمنين امور خود را به طور شورايي انجام مي‌دهند و از آنچه روزيشان کرده‌ايم انفاق مي‌کنند."همچنين خداوند در قرآن کريم در سوره زمر آيات 17 و 18 مي‌فرمايد: "پس مژده بخش بندگان مرا آنان که سخن را مي‌شنوند و از نيکوترین سخن پيروي مي‌کنند آنانند کساني که خدا هدايتشان کرده و آنان که صاحبان خردند". رسول گرامي مي‌فرمايد: "مشورت حصار ندامت و ايمني از سلامت است." بنابراين از ديدگاه اسلام مشارکت و شورا اساس کار و سياست مديريت است. اسلام هيچ مديريتي را بي‌نياز از مشورت نمي‌داند و تأکيد بر اين که اصولاً مشورت کردن از ويژگي‌هاي مؤمنان است، ناشي از همين سياست اسلامي است.

7- تاريخچه نظام پيشنهادها در جهاناولين قدم براي تشويق کارگران جهت ارائه پيشنهاد در راستاي بهبود کار توسط آقاي "آلفردکروپ" در کارخانه فولادسازي "کروپ آلمان" در سال 1867 ميلادي برداشته شده است. سپس در سال 1880 ميلادي اولين برنامه تشويق کارگران انگليسي در مؤسسه کشتي‌سازي "ويليام‌دني و برادارن" به اجرا گذاشته شد. در اوايل قرن بيستم، سيستم ارائه انديشه در آمريکا و در برخي از شرکت‌هاي صنعتي از جمله (ان ـ سي ـ آر) و کارخانه "بيل" و پاره‌اي ديگر از صنايع به کار گرفته شد. اين سيستم بعد از جنگ جهاني دوم مانند بسياري از سيستم‌ها و تکنيک‌هاي مديريت در آمريکا به کار گرفته شد و هم‌اکنون در بيش از 90٪ شرکت‌هاي درجه اول آمريکا سيستم ارائه پيشنهادها اجرا مي‌شود و همه‌ساله بهترين پيشنهاددهنده سال از دست رئيس‌جمهور آمريکا لوح يادبود و جوائزي دريافت مي‌کند. پس از جنگ جهاني دوم نظام پيشنهادها توسط سازمان آموزش‌هاي صنعتي و نيروي هوائي آمريکا در ژاپن معرفي شد. به علاوه بازديد مديران اجرائي ژاپن از آمريکا و مشاهده نتايج موفقيت حاصل از نظام پيشنهادها روند اجرائي آن را در صنايع ژاپن تسريع بخشيد. امروزه اين نظام به عنوان نظام کايزن (بهبود مستمر) در صنايع ژاپن به حدي پيشرفت کرده است که سرانه پيشنهاد کارکنان به عوان يکي از پارامترهاي ارزيابي ميزان موفقيت شرکت‌ها محسوب مي‌شود. هم اکنون در ژاپن حدود 92٪ مؤسسات ثبت شده در بورس سهام و اوراق بهادار توکيو از آن استفاده مي‌کنند.

8- تاريخچه نظام پيشنهادها در ايراناجراي نظام پيشنهادها به صورتي فراگير در ايران از سال 1366 در پي بازديد گروهي از کارشناسان سازمان گسترش نوسازي صنايع ايران از ژاپن با حمايت و پشتوانه وزارت صنايع سنگين آغاز شد. بدين ترتيب در نخستين ماه‌هاي سال 1367 قرار شد نظام پيشنهادها در چهار شرکت صنعتي و توليدي از مجموعه صنايع سنگين کشور به مورد اجرا گذاشته شود. اين چهار شرکت عبارتند از: شرکت رادياتورسازي ايران ـ شرکت نورد و توليد قطعات فلزي ـ شرکت آکام فلز و شرکت سوليران. بدون هيچ اغراق و مبالغه بايد گفت اجراي طرح در اين چهار شرکت بسيار موفق و حتي فراتر از تصور و پيش‌بيني کارشناسان بوده است. در حال حاضر بيش از يکصد شرکت خصوصي و دولتي در ايران داراي نظام پيشنهادها هستند. اخيراً بسياري از سازمان‌هاي دولتي به اجراي نظام پيشنهادها اقدام کرده‌اند. در همين رابطه در شهريورماه سال 1377 شوراي عالي اداري طبق مصوبه‌اي استقرار "نظام پذيرش و بررسي پيشنهادها" را در کليه وزاتخانه‌ها، مؤسسه‌ها، شرکت‌ها و بانک‌هاي دولتي مورد تأکيد قرار داد. طبق اين مصوبه اين طرح در مرحله اول در چند وزارتخانه و چند استان اجرا مي‌شود تا پس از اصلاحات لازم در کليه سازمان‌هاي سراسر کشور استقرار يابد. به منظور استقرار نظام پذيرش و بررسي پيشنهادها در وزارت علوم، تحقيقات و فناوري، آئين‌نامه و دستورالعمل اجرايي آن به تصويب شوراي تحول اداري وزارت رسيده و بر اساس آن فعاليت‌هاي اجرايي آغاز خواهد شد.